Jak automatycznie spisywać wydatki? – budżet domowy w praktyce

Robienie budżetu domowego to dla mnie coś zupełnie oczywistego. Nigdy nie miałam problemu ze spisywaniem wydatków, choć muszę przyznać, że po urodzeniu Najmłodszego częstotliwość aktualizacji naszego pliku budżetowego znacząco zmalała. Kiedyś wpisywałam wydatki co kilka dni. Teraz co tydzień, chociaż czasami wychodzi mi nawet rzadziej. Nie jest to dobre rozwiązanie, bo paragony się mnożą i potem zajmuje to znacznie więcej czasu. O tym, gdzie prowadzić budżet domowy pisałam Wam jakiś czas temu. Pewnie pamiętacie też, że w listopadzie mieliśmy w oszczędnickiej grupie na facebooku wyzwanie podstawy domowego budżetu. I właśnie w tej grupie jeden z jej Członków podzielił się swoim sposobem na niemal automatyczne spisywanie wydatków. I powiem Wam, że to było moje OBJAWIENIE. Serio. Wprowadziłam w życie z małymi modyfikacjami i… jestem zachwycona tym usprawnieniem. Jeśli też chcecie odmienić swoje „budżetowe życie” zapraszam do lektury!

 

Autorem dzisiejszego wpisu jest Arek Kumpin. Od ponad 10 lat zawodowo związany z branżą IT. Kiedy w 2014 postanowił zapanować nad swoimi wydatkami, zaczął od znalezienia najlepszego narzędzia, które w tym pomoże. Po próbach z różnymi aplikacjami stworzył własny system, który pozwala monitorować wydatki i wspierać budowę nawyku potrzebnego do spisywania codziennych zakupów. Jest także twórcą aplikacji MoFin, która wspiera kontrolę nad wydatkami, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania wydatków. Wierzy, że narzędzia mają być dopasowane do nas, a nie my do narzędzi.

 

Mój przyjaciel powiedział mi kiedyś: „Jeżeli chcesz zarabiać 500 złotych więcej, musisz zainwestować czas i pieniądze, ale żeby wydawać 500 złotych mniej, wystarczy ci kartka papieru i ołówek”. Wierzę w to całym sercem, ale wiem też, że w dzisiejszym, szybkim świecie, kartka i ołówek to może być za mało… aby zapanować nad wydatkami.

Chciałbym ci dziś pokazać, jak zorganizować własny system, oparty o darmowe narzędzia, który pozwolił mi (osobie bardzo niesystematycznej) cztery lata temu zapanować nad domowym budżetem. Aby go stworzyć, nie potrzebujesz żadnych specjalnych umiejętności! Poprowadzę cię krok po kroku i za 10 minut będziesz miała prosty i wygodny formularz do wprowadzania danych oraz tabelę, która sama policzy wydatki w poszczególnych kategoriach.

Będziemy posługiwać się formularzami i arkuszami google. Aby z nich skorzystać, potrzebne jest konto gmail. Jeżeli używasz telefonu z systemem Android, to na pewno je masz. Jeżeli nie, możesz je założyć TUTAJ.

Krok 1: Kategorie

Zaczniemy od zdefiniowania kategorii. Aby to zrobić, należy utworzyć nowy arkusz kalkulacyjny. W tym celu otwórz TEN LINK i stwórz nowy pusty arkusz, klikając duży przycisk z plusem.

W arkuszu tworzymy podstawy naszej tabeli, w której będziemy oglądali podsumowanie wydatków. Arkuszowi nadajemy nazwę “Budżet”.  Kolumny w arkuszu nazywamy w następujący sposób (UWAGA: nazwy kolumn i ich kolejność muszą być dokładnie takie, jak podaję, aby wszystko działało poprawnie): Kategorie, Plan, Wydatki, Zostało. Tabela powinna wyglądać tak:

Na początek wpiszemy tutaj nasze kategorie i planowane kwoty:

Teraz czas na kolejny punkt, czyli formularz do wprowadzania wydatków.

 

Krok 2: Formularz do wprowadzania wydatków

Aby utworzyć formularz, należy wejść TUTAJ i dodać nowy, pusty formularz (duży przycisk z plusem).

Ustawiamy nazwę „Wydatki” i zmieniamy nazwę pierwszego pola (które zostało już za nas dodane) na “Kwota”. Formularz powinien po chwili sam ustawić odpowiedni typ pola (“krótka odpowiedź”).

Dodajemy kolejne pole (klikając ikonkę z plusem po prawej stronie). Nowe pole nazywamy „Kategorie”. W kolejne pola wpisujemy swoje kategorie (UWAGA: kategorie muszą być dokładnie takie same jak w arkuszu excel, który przed chwilą stworzyliśmy).

I na koniec pole, do którego będziemy mogli wpisać opis, jeżeli uznamy, że ma to sens (na przykład robimy bardzo nietypowy zakup).

Teraz musimy sprawić, aby nasz formularz zapisywał dane w naszym arkuszu. Żeby to zrobić, przechodzimy do zakładki odpowiedzi (na górze formularza), klikamy w małą zieloną ikonkę arkusza i wybieramy opcję „Wybierz istniejący arkusz kalkulacyjny”.

Po kliknięciu „Wybierz”, zobaczymy listę dostępnych arkuszy i na pierwszym miejscu nasz arkusz budżetowy, który przed chwilą stworzyliśmy. Zaznaczamy go i klikamy „Wybierz”.

W przeglądarce otworzy nam się nowe okno, w którym zobaczymy nasz arkusz  i zakładkę z odpowiedziami. Zakładki można przełączać przy pomocy guzików na dole tabeli.

Teraz możemy sprawdzić, czy wszystko działa. Przechodzimy do formularza i klikamy „podgląd” (ikonka oka).

Wpisujemy kwotę, wybieramy kategorię i klikamy “Prześlij”. Na stronie, która się pojawi, klikamy “Prześlij kolejną odpowiedź” i dodajemy po jednym wydatku dla każdej kategorii (przyda nam się to, żeby później sprawdzić, czy wszystko działa).

Po dodaniu wydatków przechodzimy do arkusza. W tabeli „Liczba odpowiedzi: 1” (lekko myląca nazwa) powinny pojawić się wiersze w tabeli z wynikami.

Jeżeli wszystko działa, czas sprawić, aby arkusz liczył wydatki w poszczególnych kategoriach.

Krok 3: Zliczanie wydatków

Aby to się zadziało, musimy wykonać następujące kroki.

Przejdź do arkusza, do tabeli, w której zapisaliśmy nasze kategorie (jeżeli nie zmieniłaś nazwy, to nazywa się ona “Arkusz1”)
W pole C2 wklej formułę: =IFERROR(SUM(FILTER(’Liczba odpowiedzi: 1′!B:B;’Liczba odpowiedzi: 1′!C:C=A2));0)
[Jeśli formuła nie działa – sprawdź czy przy kopiowaniu i przeklejaniu do arkusza, znak ’ nie zamienił się na znak ‘ – Bo to powoduje, że formuła nie wyświetla się poprawnie. Ten znaczek jest dookoła nazwy tablicy z odpowiedziami (Liczba odpowiedzi: 1). Trzeba to ręcznie poprawić.
Jak dalej nie działa to sprawdź „polską formułę :)” =JEŻELI.BŁĄD(SUMA(FILTER(’Liczba odpowiedzi: 1′!B:B;’Liczba odpowiedzi: 1′!C:C=A2));0)]
W pole D2 wklej formułę: =B2-C2

Jeżeli wszystko wygląda dobrze, to w polu C2 pojawi się kwota wydatków, który przed chwilą wprowadziliśmy dla pierwszej kategorii, a w polu D2 – informacja o tym, ile jeszcze możemy wydać w danej kategorii (czyli plan minus wydatki). Teraz musimy sprawić, aby wyliczenia były robione dla wszystkich kategorii. Zaznacz pola C2 i D2, a następnie przeciągnij je w dół, używając niebieskiego kwadracika na dole po prawej stronie zaznaczenia.

Jeżeli wszystko zrobisz dobrze, to obliczenia będą wykonane dla wszystkich kategorii.

Krok 4: Umieszczenie wszystkiego “pod ręką”

Jeżeli wszystko działa to czas na ostatni krok. Należy umieścić formularz oraz tabelę z wynikami w takim miejscu, aby zawsze były pod ręką. W przypadku formularza robimy to w następujący sposób: najpierw klikamy przycisk „Wyślij” (u góry po prawej stronie edytora formularza), a następnie wprowadzamy swój adres email (oraz adres dowolnej innej osoby, z którą wspólnie chcemy prowadzić budżet) i klikamy „Wyślij”.

Podobną akcję musimy wykonać w przypadku tabeli. Tutaj wygląda to trochę inaczej. Z menu „Plik” wybieramy opcję „Publikuj w internecie” (nie martw się, nikt poza Tobą nie będzie widział tych informacji).

W oknie, które się pojawi, w pozycji „Link” wybieramy pozycję „Arkusz1”.

Klikamy „Opublikuj” i potwierdzamy chęć opublikowania arkusza, w okienku, które się pojawi. Utworzony link należy do siebie przesłać na maila (i do osób, z którymi chcemy się tym dzielić). Możemy to zrobić, klikając jedną z ikon poniżej.

Teraz umieścimy skróty do formularza i tabeli jako ikony w naszym telefonie. Dzięki temu będą zawsze łatwo dostępne. Aby to zrobić, musimy otworzyć maile, które dostaliśmy na skrzynkę. W przypadku formularza klikamy „Wypełnij formularz”, w przypadku tabeli, klikamy link w wiadomości. Następnie otwieramy menu przeglądarki (ikona trzech kropek u góry po prawej stronie) i wybieramy „Dodaj do ekranu głównego”.

Krok 5: Budowa nawyku

Brawo to już koniec, teraz musisz już tylko ustalić, kiedy zamierzasz wpisywać wydatki. Jest to bardzo ważne, bo aby system działał, musisz wyrobić sobie nawyk wprowadzania danych. Najlepiej robić to zawsze w tym samym czasie np: kiedy po zakupach wsiadasz do samochodu albo kiedy rozpakowujesz zakupy.

Dodatkowo polecam ustawić budzik albo wpis w kalendarzu, który każdego dnia wieczorem sprowokuje nas do pomyślenia, czy wszystko jest wprowadzone. Polecam robić to codziennie, ponieważ w ten sposób łatwiej zbudować nawyk, niż jeżeli chcemy to robić co 2-3 dni albo raz w tygodniu.

Zalety systemu:
– Prostota
– Możliwość dzielenia się z bliskimi

Wady
– Brak alarmu kiedy przekraczamy budżet

Ta wada była dla mnie bardzo poważna. System pomagał mi wprowadzać dane, ale ich nie kontrolowałem, więc za późno orientowałem się, że przekroczyłem planowany budżet. Oczywiście można regularnie sprawdzać tabelę, ale to jest kolejny nawyk, który trzeba sobie wypracować…

… a może wcale nie trzeba? W końcu znalazłem rozwiązanie tego problemu :). Stworzyłem bardzo prostą, darmową aplikację, która sprawdza tabelę z budżetem i informuje, jeśli przekroczysz 50, 75 lub 100 procent planowanego budżetu. Dzięki niej nie będziesz musiała samodzielnie sprawdzać, co się dzieje i kontrola wydatków będzie jeszcze prostsza. Aplikację możesz pobrać .

I jak Wam się podoba taki system? Bo ja jestem zachwycona :).

Niebawem pokażę, jak zmodyfikowałam nasz arkusz budżetowy i jak połączyłam go z tym systemem. A tymczasem czekam na Wasze komentarze.